9 Strategien, die Kosten beim Werkschutz zu senken, ohne auf Sicherheit zu verzichten

Kostenreduzierung ist gerade ein großes Thema in Unternehmen. Auch der Werkschutz kommt dabei oftmals unter die Lupe. Soll hier der Rotstift angesetzt werden? Oder spart man dann ausgerechnet am falschen Ende? Hier die wichtigsten Antworten.

Nicht zuletzt aufgrund der derzeitigen wirtschaftlichen Lage, sondern bereits seit vielen Jahren ist die Situation und das Agieren der Industrie durch schnelle und oft sehr tiefgreifende Veränderungen geprägt. Kostensenkungsmaßnahmen mit hohem Wirkungsgrad sind für viele Unternehmensbereiche das Gebot der Stunde.

Auch für das Thema Werkssicherheit mit den Bereichen Werk- und Objektschutz sowie in den flankierenden Angeboten von Service- und anderen Dienstleistungen sind erhebliche Potentiale bei Fremdvergabe als Kostensenkungsfaktor enthalten.

Um ohne entscheidende Qualitätseinbußen zu einer qualifizierten externen Sicherheitsdienstleistung zu kommen, bedarf es einer sorgfältigen Vorbereitung und eines leistungsstarken und fachkundigen Sicherheitsdienstleisters.

Ein wesentlicher Gemeinkostenfaktor in jedem mittleren und größeren Unternehmen ist der Werkschutz oder eine andere vergleichbare Art von Sicherheitsleistungen. Vielerorts werden deshalb gerade die Kostenpunkte des Werkschutzes kritisch durchleuchtet und überprüft.

Viel zu oft erfolgt diese Kostenüberprüfung durch Stellen, die nicht über die notwendige Sach- und Fachkenntnisse verfügen. Leider gelingt es auch den Sicherheitsverantwortlichen oft nicht, eigene, fachlich qualifizierte Kostensenkungsmaßnahmen zu entwickeln und durchzusetzen. Dabei ist gerade jetzt das Agieren und Präsentieren entsprechender Kostensenkungsmaßnahmen durch neue externe Konzepte des Werkschutzes unumgänglich.

Die Kostensenkungsmaßnahmen können eine große Palette von Möglichkeiten umfassen, wie z.B. den Einsatz sicherheitstechnischer Hilfsmittel, der Schließung von Nebenzugängen, verschiedene Arbeitszeitmodelle oder letztendlich die wohl effektivste Reduzierung von Werkschutzkosten durch Fremdvergabe an einen externen Sicherheitsdienstleister wie EOS.

Eine für alle Betriebe gültige Lösung gibt es nicht. Voraussetzung für einen entsprechenden Vorstoß zur Fremdvergabe des Werkschutzes ist, neben der kritischen und objektiven Analyse der Effektivität eines oder mehreren Sicherheitsanbieters, zunächst eine innerbetriebliche Analyse des Ist-Zustandes.

Wo sparen beim Werkschutz? Diese Checkliste hilft bei der Entscheidung

  • Müssen alle anfallenden Tätigkeiten/Aufgaben in der vorgefundenen Form aufrecht erhalten werden, oder können die Dienstleistungen des Werkschutzes verringert bzw. an externe Dienstleister abgegeben werden?
  • Ist es erforderlich, alle besetzten Zugänge, Pforten und Tore zu den bestehenden Öffnungs- und Arbeitszeiten personell zu besetzen. Oder können bestimmte Zugänge/Zufahrten nur zu Spitzenzeiten besetzt, automatisiert und von zentraler Stelle gesteuert und fernüberwacht oder gar dauerhaft geschlossen werden?
  • Sind Arbeitsabläufe, Einteilungen und Leistungen wirklich effektiv gestaltet?
  • Sind alle Rationalisierungsmaßnahmen durch Einsatz von PCs oder anderen technischen Hilfsmitteln voll ausgeschöpft?
  • Sind und werden die Sicherheitsmaßnahmen der einstigen, jetzigen und zukünftigen Gefährdung des Betriebes angepasst?
  • Wird das bestehende eigene Werkschutzpersonal mit betriebsabhängigen Tariflöhnen bezahlt und ist somit falsch, da diese nicht der tatsächlichen Qualifikation der Mitarbeiter entspricht? Und können diese Kosten durch eine Fremdvergabe verringert werden?
  • Fallen durch Fortbildungsmaßnahmen der Werkschutzkräfte Kosten an, die durch eine Fremdvergabe kompensiert werden?
  • Ist die üblicherweise im Werkschutz anzutreffende Altersstruktur „überaltert“ und fallen in diesem Bereich überhöhte Krankheitstage an?

Externe Sicherheitsdienstleister – das sind die Vorteile

  • Geringere Kosten und Kostensicherheit
  • Keine Ausfallzeiten durch Krankheiten oder Urlaub
  • Betriebsfremde Werkschützer können unbeeinflusst und damit wirksamer ihre Kontrollfunktionen wahrnehmen
  • Bei Streikmaßnahmen und Aussperrungen werden Konflikte vermieden. Die betriebliche Sicherheit bleibt gewährleistet
  • Bei Mängeln der Leistung besteht eine unmittelbare und wirksame Einwirkungsmöglichkeit gegen den fremden Dienstleister
  • Die Vermischung mit bewachungsfremden Leistungen wie Personalgestellung, Fahrdienste, Botengänge kann effektiver und ohne tarifliche Grenzen voll ausgeschöpft werden.
  • Bewachungsunternehmen sind für schuldhafte Schäden Ihres Personals haftpflichtversichert
  • Höhere Flexibilität des Personals
  • Geringerer Verwaltungsaufwand bis hin zu Personaleinsparungen in der Verwaltung und Organisation

Hat nun die Analyse in der Regel unweigerlich zu einem positiven Ergebnis geführt und ist entschieden, dass zur Kostensenkung die Fremdvergabe eingeleitet werden soll, sind nun einige wichtige Schritte zu veranlassen.

So starten Sie erfolgreich mit Ihrem neuen Dienstleister durch

Zunächst ist sehr genau und umfangreich ein geeigneter Anbieter zu finden. Ist dieser Auftragnehmer gefunden, sind vor der Übernahme der Bewachungsleistungen in enger Zusammenarbeit mit diesem umfangreiche Vorbereitungen zu treffen.

  1. So ist durch das Bewachungsunternehmen eine Dienstanweisung zu erstellen und im Hause des Auftraggebers mit den entsprechenden Stellen und der Geschäftsleitung genau abzustimmen. Diese Dienstanweisung ist durch den Auftraggeber freizugeben und zu unterzeichnen. Diese Anweisung wird dem Bewachungsvertrag als bindender Bestandteil angefügt.
  2. Vor dem Einsatz der Mitarbeiter ist ein entsprechendes Einarbeitungsseminar von ein bis zwei Wochen voranzustellen, das die Mitarbeiter auf alle Vorgänge und örtlichen Anforderungen vorbereitet. Der Lehrplan des Seminars ist vorab vorzubereiten und abzustimmen. Die Durchführung des Seminars obliegt in der Regel dem Bewachungsunternehmen in enger Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber. Hierbei sollten betriebliche Fachleute sinnvollerweise als Referenten mit eingeschlossen werden. Ihr betriebliches Fachwissen ist in diesem Fall unverzichtbar.
  3. Im Weiteren ist die Dienstkleidung sowie die erforderliche Ausrüstung für die Erfüllung der Aufgaben (persönliche und allgemeine Ausrüstung) gemeinsam festzulegen.
  4. Soweit vorhandene Ausrüstung durch die Fremdfirma übernommen werden soll, ist diese aufzulisten und in Zusammenarbeit mit dem Einkauf/Finanzabteilung ein Verkaufspreis festzulegen. Wird Einigkeit über die Übernahme der Ausrüstung erzielt, ist ein entsprechendes Übergabeprotokoll zu erstellen.
  5. Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Information der Belegschaft per Bekanntmachung der Übernahme der Bewachungsleistungen, in der auch für Akzeptanz und das Verständnis geworben und zur Unterstützung der Werkschutztätigkeiten aufgefordert wird. Die Bekanntmachung sollte in diesem Fall durch die Geschäftsleitung und durch den Betriebsrat unterzeichnet sein.

Aus unseren eigenen Erfahrungen bei der Übernahme einiger Werkschutztätigkeiten bei unterschiedlichen Kunden unseres Unternehmens in den letzten Jahren hatten wir nach anfänglichen Berichten unserer Objekt- und Bereichsleiter oft mit weitaus mehr Konflikten und Problemen gerechnet.

Letztendlich haben sich aber unsere Befürchtungen in der Regel gänzlich nicht bewahrheitet. Die Entscheidung unserer Kunden für Qualität und Fachkompetenz nach dem Auswahlverfahren für unser Unternehmen, hat sich ganzheitlich als positive und effektive Lösung bewahrheitet.

So konnten ausnahmslos in allen von uns übernommenen Objekten durch die Fremdvergabe von Sicherheitsleistungen an uns als externen Dienstleister, Kosteneinsparungspotentiale von bis zu 46 % erzielt und bewirkt werden.

Grund genug um gerade jetzt einmal ernsthaft darüber nachzudenken.