Sicherheit trifft Service: Was ein guter Empfangsdienst für Ihr Unternehmen leisten kann

Einen Türsteher stellt man sich anders vor: einsneunzig, muskelbepackt, schwarze Klamotten, breitbeinig und mit verschränkten Armen den Eingang blockierend – und schon der grimmige Blick sagt: Du kommst hier nicht rein.

Statt dessen: Marinefarbener Hosenanzug, weiße Bluse, topgepflegtes Äußeres – und ein offenes Lächeln: „Herzlich willkommen. Was kann ich für Sie tun?“

Steffi K. ist Mitarbeiterin des EOS Sicherheitsdienstes aus Heidenheim an der Brenz. „Ich kann kickboxen“, lacht die sympathische, eher zierliche 27-Jährige. Und mit Menschen kann sie auch. Ihr Einsatzort bietet nämlich so gut wie keine Gelegenheit, sich körperlich wehren zu müssen. Am Empfang des großen Chemie-Unternehmens sind andere Qualitäten gefragt: Freundlichkeit, Organisationstalent, perfektes Erscheinungsbild, Computerkenntnisse – aber auch ihr gutes Englisch zahlt sich aus. Der Kunde hat bei der Auftragsvergabe extra darauf Wert gelegt, der internationalen Geschäftsbeziehungen wegen.

Ziel des Unternehmens ist es, die eigenen hohen Sicherheitsanforderungen mit dem Service eines 5-Sterne-Hotels zu kombinieren. Nicht jede Security kann da mithalten. In vielen Fällen ist Steffi K. die erste Gesprächspartnerin für Besucher und Anrufer – und für diesen ersten Eindruck gibt es bekanntlich keine zweite Chance.

Ein Pförtnerdienst, der die Reputation des gesamten Unternehmens hebt

Es ist früh am Morgen, dennoch ist Steffi K. bereits hochkonzentriert. Die ersten Lieferanten fahren vor und melden sich an. Steffi prüft die Lieferpapiere, erklärt den Weg über das weitläufige Gelände. Stoßen Fremdsprachenkenntnisse doch mal an ihre Grenzen, sind Geduld und Einfühlungsvermögen gefragt.

Parallel treffen die ersten Besucher ein. Spielerisch schafft Steffi den Spagat, die Gäste freundlich zu empfangen und zugleich alle Sicherheitsauflagen zu erfüllen. Sie informiert die Mitarbeiter im Unternehmen, erfasst die Besucherdaten und verteilt Hausausweise. Da auf dem Gelände besonders strenge Sicherheitsrichtlinien gelten, weist sie die Gäste in den Gebrauch von Schutzkleidung und -brille ein.

Sicherheitsdienst mit Charme und Köpfchen

Zwischendurch klingelt das Telefon. Steffi vermittelt Gesprächspartner und vereinbart Termine. Zugverbindungen und Fahrdienste buchen, Parkplätze organisieren und Hotelzimmer reservieren gehört ebenfalls zu ihren Aufgaben. Ein Besucher hat sein Smartphone im Bürogebäude vergessen. Schnell improvisiert Steffi einen Suchdienst. Schon Minuten später liegt das Verlorene bei ihr am Empfang zur Abholung bereit.

Gibt es auch brenzliche Situationen in ihrem Arbeitsalltag? „Am Empfang eigentlich nicht“, sagt Steffi. „Damit haben eher die Kollegen im Stadiondienst zu tun, die für den lokalen Fußballverein arbeiten. Fans werden eher mal emotional.“ Auch die Monitore der zahlreichen Überwachungskameras muss sie in der Tagschicht nicht ständig im Blick behalten.

Ein aufmerksames Auge braucht eher der Nachtdienst. Steffis Einsatzort wird in drei Schichten rund um die Uhr bewacht. Haben am Abend die letzten Mitarbeiter das Betriebsgelände verlassen, ist der Empfang weiterhin besetzt. In festen Intervallen dreht ein Streifendienst seine Kontrollrunden durch Büros, Labore und Lagerhallen. Eindringlinge von außen haben wenig Chancen. Aber auch technische Betriebsstörungen sollen sofort identifiziert werden.

Da alle Einzelaufgaben vom EOS Sicherheitsdienst zentral koordiniert werden, arbeiten Pförtnerdienst und Wachdienst reibungslos miteinander. Zuständigkeiten sind eindeutig verteilt, Übergaben und Reports laufen routiniert ab. Auch die Sicherheitstechnik – wie Alarmanlagen und Kameras – kommt direkt von EOS.

Es ist inzwischen 16 Uhr. Steffi K. bereitet sich auf ihre Wachablösung vor. Sie schmunzelt: „Heute keine besonderen Vorkommnisse“. Trotzdem ein spannender Tag.

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