VIP-Gäste richtig betreuen – 10 Tipps

VIP-Gäste sind es gewöhnt Sonderbehandlungen zu erhalten und erwarten diese meistens auch. Wenn Sie VIP-Gäste zu Ihrer Konferenz, Veranstaltung oder zu sonstigen Events einladen, sollten Sie sicherstellen, dass sich Ihr Gast rundum wohl fühlt. 10 Tipps zum Umgang mit VIP-Gästen.

Die Grundlage der VIP-Gästebetreuung ist die normale Gästebetreuung – allerdings mit ein paar Extras, die man wissen sollte.

VIP-Gäste: Betreuung – 10 Tipps

1. Persönliche Einladungen

Achten Sie darauf, die Einladung an VIP-Gäste zu personalisieren. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Einladung übersichtlich und informativ ist. Informieren Sie Ihre VIP-Gäste schon im Voraus über den Tagesablauf und sorgen Sie dafür, dass auch alle anderen beteiligten Personen ihre Rollen kennen.

2. Achten Sie auf den gehobenen Standard

VIP-Gäste haben meist andere Standards als Ihre normalen Gäste. Sorgen Sie für eine gute Unterkunft und Verpflegung.

3. Sorgen Sie für ein gesichertes Umfeld

Beachten Sie immer, dass VIP-Gäste meist eines besonders gesicherten und geschützten Umfelds bedürfen. Wenden Sie sich hier gerne vertrauensvoll an EOS, wir gewährleisten, dass tatsächlich kein Unbefugter die abgesperrten VIP-Areale betritt oder Ihre Ehrengäste in sonstiger Form belästigt. Weil sich hier der Veranstaltungsschutz teilweise mit dem Personenschutz überschneidet, kommen für die VIP-Betreuung nur besonders geschulte EOS-Sicherheitskräfte zum Einsatz, die auch über Erfahrung und Ausbildungen im Bereich Personenschutz verfügen.

4. Rangfolge bei der Begrüßung

Bei der Begrüßung gilt: Sie sind der Gastgeber, Sie initiieren die Begrüßung. Wenn Sie mehrere VIP-Gäste eingeladen haben, stellen Sie sicher, dass Sie den „Ranghöchsten“ immer zuerst begrüßen und vorstellen. Wenn Sie nicht genau wissen, welcher Ihrer VIP-Gäste wer ist, fragen Sie einfach „Herr Müller?“. Dieser wird sich zu erkennen geben und Sie wissen dann, wen Sie zuerst begrüßen sollten. Und vergessen Sie nicht zu lächeln.

5. Gastgeber voraus

Wenn Sie Ihre Gäste herumführen, stellen Sie sicher, dass Sie als Gastgeber voraus gehen oder zumindest ein wenig weiter vorne laufen und halten Sie Ihrem Gast natürlich die Türe auf.

6. Wegweiser zu den Toiletten

Eine scheinbar unbedeutende, aber wichtige „Kleinigkeit“: Zeigen Sie Ihren Gästen nebenbei ungefragt den Weg zu den Toiletten.

7. Sorgen Sie für aufmerksame Betreuung

Achten Sie darauf, dass Ihre VIP-Gäste die nötige Aufmerksamkeit und Versorgung erhalten. Am besten stellen Sie einen Mitarbeiter zur Betreuung ab.

8. Geben Sie Ihren VIP-Gäste die Möglichkeit, im Rampenlicht zu stehen

Die meisten VIPs lieben Aufmerksamkeit und Publikum. Bieten Sie Ihrem VIP-Gast an, beispielsweise vor dem Essen eine kleine Rede zu halten oder ein Grußwort zu sprechen. So geben Sie Ihren VIP-Gästen die Möglichkeit, die ungeteilte Aufmerksamkeit der anderen Gäste zu erhalten und werten gleichzeitig das Image Ihrer Veranstaltung auf.

9. Freundliche Verabschiedung

Die Verabschiedung wird üblicherweise von Ihren VIP-Gästen initiiert, sollte dies aber nicht geschehen, müssen Sie bereit sein, die Verabschiedung zu übernehmen. Dabei sollten sich Ihre Gäste aber auf keinen Fall so fühlen, als würden Sie sie rauswerfen.

10. Service bis zuletzt

Sorgen Sie außerdem dafür, dass Ihre VIP-Gäste am Ende des Tages nicht allein auf ihr Taxi oder ihren Chauffeur warten müssen. Bleiben Sie bei Ihnen und sorgen Sie dafür, dass sie sich bis zum Ende wohlfühlen.

VIP-Gäste: Individuelle Sicherheitskonzepte

Bereits im Vorfeld erarbeiten wir gerne für Sie ein detailliertes Sicherheitskonzept für die VIP-Betreuung, angepasst an die jeweiligen örtlichen Gegebenheiten. Dabei kommt uns nicht nur unser fundiertes Wissen zugute, sondern auch unsere langjährige praktische Erfahrung und Spezialisierung.

Qualitative Service- und Gästebetreuung bei VIP-Gästen

Zusätzlich verfügen unsere VIP-Betreuer über besondere Schulungen und Praxiserfahrungen im Bereich Service und Gästebetreuung. Natürlich gehören dazu ein einheitliches, sehr gepflegtes Erscheinungsbild und höfliche Umgangsformen – übrigens nicht nur im VIP-Bereich.

Wir möchten, dass sich Ihre Stars und VIPs bei Ihrer Veranstaltung rundum wohl, sicher und gut betreut fühlen. Denn unsere größten VIPs sind unsere Kunden.

Haben Sie noch Fragen zum Thema VIP-Gäste oder allgemein zum Thema Sicherheit? Kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne.

Über den Autor Bernd Elsenhans


Bernd Elsenhans ist Geschäftsführer der EOS Sicherheitsdienst GmbH & Co. KG und der EMS Werteinlagerung e.K. in Heidenheim an der Brenz. Als Sicherheitsexperte unterstützt er seine Kunden bei Werkschutz, Personenschutz und Veranstaltungssicherheit, bei der Abwehr von Wirtschaftskriminalität sowie bei Werttransporten und Werteinlagerung in eigens für Heidenheim erstellten, privaten Schließfächern. Bernd Elsenhans ist kooperatives Mitglied im Verband für Sicherheit in der Wirtschaft sowie 2. Vorsitzender des Vereins Freunde schaffen Freude e.V., einer Initiative zur Unterstützung von Menschen in Not. Er wurde bereits wiederholt mit dem Innovationspreis Ostwürttemberg ausgezeichnet, dem Mittelstandspreis Soziale Verantwortung und gehörte mit seinem Unternehmen EOS im Jahr 2015 zu den Finalisten für den OSPAs Security Outstanding Security Performance AWARD.