Welche Dokumente sollten ins Schließfach?

Verträge, Geburtsurkunden, Steuerbescheide, Scheidungsurkunden, Versicherungspolicen: Im Laufe des Lebens sammeln sich viele Dokumente an, die auch noch Jahre später wichtig sein können. Deshalb sollte man seine Dokumente immer sicher aufbewahren. Am besten geht das in einem Schließfach. Tipps zum sauberen, sicheren und richtigen Aufbewahren von Dokumenten.

Wichtige Dokumente sollten sicher aufbewahrt werden, aber schnell und einfach zugänglich sein. Am besten ist es, die Original-Dokumente in einem Schließfach einzulagern und (beglaubigte) Kopien daheim aufzubewahren. So sind die Original-Dokumente im Fall eines Einbruchs, Brand- oder Wasserschadens sicher und geschützt. Dabei sind Ausweise und Versicherungspolicen gerade in solchen Fällen besonders wichtig.

Extra-Tipp: Legen Sie einen Notfall-Ordner mit allen wichtigen und aktuellen Versicherungen und Verträgen, Passwörtern und Adressen an. Im Ordner sollte sich am besten auch die Patientenverfügung, das Testament und etwaige Vollmachten befinden. Diesen Ordner sollte man sicher in einem Schließfach lagern und Familienangehörige oder Freunde darüber informieren, wo und wie sie an den Notfall-Ordner kommen.
Das Team von EMS Werteinlagerung berät Sie gerne über das sichere Lagern von Dokumenten in einem unserer Schließfächer. Kontaktieren Sie uns einfach.

Welche Dokumente gehören ins Schließfach?

Ausweis, Pass und Sozialversicherungsausweis
Heirats- und Scheidungsurkunden
Altersvorsorge
Testament
Erbscheine
Geburts- und Sterbeurkunden
Abschlusszeugnis
(Noch gültige) Wertpapiere
Kirchenbuchauszüge und/oder Kirchenaustrittsbestätigung
Arbeitsverträge und -zeugnisse, außerdem die Gehaltsabrechnung
Belege für Steuererklärungen, Lohnsteuerbescheid und Steuerbescheid
Unter Umständen Handwerkerrechnungen
Versicherungspolicen, inklusive Lebensversicherungspolicen

Wie bewahre ich meine Dokumente sicher auf?

Dokumente sind sehr lichtempfindlich und sollten entsprechend verpackt werden. Außerdem ist es wichtig, die Dokumente trocken und luftdicht zu lagern. Büro- und Heftklammern aus Metall müssen entfernt werden, sonst kann es zu Klammerrost kommen, welcher zu Verfärbungen auf dem Papier führt. Beim Kauf der Verpackung sollte man auf dokumentenechte Materialien achten, da die Druckerfarbe nach längerer Zeit an der verwendeten Klarsichtfolie kleben bleiben kann.

Mehr zur richtigen Verpackung für Dokumente und Wertgegenstände finden Sie hier

Wie lange muss ich meine Dokumente aufbewahren?

Für verschiedene Dokumente gibt es verschiedene Aufbewahrungszeiten. Manche sind gesetzlich vorgeschrieben, manche nötig, weil die Dokumente in diesem Zeitraum angefordert werden können und andere sind nur Empfehlungen.

Ausweis, Pass und Sozialversicherungsausweis: Lebenslang
Heirats- und Scheidungsurkunden: Lebenslang
Altersvorsorge: Lebenslang
Testament: Muss nach dem Tod auffindbar sein.
Erbscheine: Lebenslang
Geburts- und wichtige Sterbeurkunde: Lebenslang
Abschlusszeugnis: Lebenslang
Wertpapiere: Solange sie noch gültig sind, auch an den Erbfall denken.
Kirchenbuchauszüge und/oder Kirchenaustrittsbestätigung: Bis zum Austritt aus der Kirche, beziehungsweise im Fall der Kirchenaustrittsbestätigung lebenslang.
Arbeitsverträge und -zeugnisse: Mindestens bis zum Berufswechsel, am besten bis zur Rente, wenn man auf Nummer sicher gehen möchte.
Gehaltsabrechnungen: Nur für das Arbeitsjahr.
Beleg für die Steuererklärung: Ist es ein Spendenbeleg? Dann als Privatperson bis zu einem Jahr. Gezählt wird ab dem Zeitpunkt, an dem man den Steuerbescheid erhalten hat. Handelt es sich um einen Beleg für Vermietung? Dann muss man diesen zehn Jahre aufheben. Ein Beleg rund ums Haus? Für zwei Jahre aufbewahren. Und: Verdient man mehr als 500 000 Euro im Jahr, dann muss man alle Belege sechs Jahre lang behalten.
Lohnsteuerbescheid: Nur bis zu einem Jahr nach dem Erhalt des Steuerbescheids.
Steuerbescheid: Steuerbescheide muss man zehn Jahre lang aufbewahren.
Handwerkerrechnungen: Damit man beweisen kann, dass keine Schwarzarbeit stattgefunden hat, muss man als Privatperson seine Handwerkerrechnungen zwei Jahre lang aufbewahren. Aber es gibt auch Ausnahmen: Wenn der Handwerker an einem Mietshaus oder einer Mietswohnung arbeitet, sollte man die Rechnungen bis zu zehn Jahre aufheben. Bei einem Neubau oder Umbau am besten bis zu fünf Jahre.
Versicherungspolicen: Auf jeden Fall bis zum Vertragsende aufheben und dann noch drei Jahre. Denn nach diesen drei Jahren endet die allgemeine Verjährungsfrist.
Lebensversicherungspolicen: Diese sollten auch nach dem Tod noch gut auffindbar sein.